고객 자료를 제때 받아내는 요청 문구 만드는 방법, 4단계

고객 자료만 오면 바로 시작할 수 있습니다. 그런데 나흘째 아무것도 오지 않습니다. 재촉하기는 미안해서 기다리다 보니 밀린 건 제 일정뿐입니다.

자료가 늦는 건 고객이 게을러서가 아니라 「무엇을, 어떤 형태로, 언제까지」가 한 번에 적힌 요청서가 없어서입니다. 「자료 좀 보내주세요」는 고객 입장에서 숙제가 아니라 막연한 부탁입니다. 이 글은 클로드로 자료 목록과 요청·독촉 문구 4종을 만드는 4단계를 그대로 따라 하게 정리했습니다.

한눈에 보는 방법

· STEP 1. 받을 자료를 항목으로 쪼개기 — 10분 · STEP 2. 요청 문구 한 통으로 합치기 — 10분 · STEP 3. 1차 확인·2차 안내·일정 조정 문구 받기 — 10분 · STEP 4. 접수 현황표에 숫자 넣고 다음 연락 정하기 — 10분

총 40분. 끝나면 자료 목록 1장과 상황별 연락 문구 4종이 손에 남습니다.

이럴 때 쓰세요

· 계약은 끝났는데 로고 파일과 사진이 안 와서 착수를 못 하고 있을 때 · 「다 보냈어요」라고 했는데 열어 보니 절반이 빠져 있을 때 · 독촉 문자를 쓰다 지우다 하며 30분을 날린 적이 있을 때 · 고객 3곳 중 누가 무엇을 안 보냈는지 머릿속으로만 세고 있을 때

시작 전 준비물

· 클로드를 켜 두세요. 새 대화 1개면 됩니다. · 진행 중인 고객 1~3곳의 작업 내용과 착수 예정일을 메모장에 적어 두세요. 계약서나 견적서에서 그대로 옮기면 됩니다. · 첨부된 자료 접수 현황표 (xlsx)를 내려받아 열어 두세요.

STEP 1. 받을 자료를 항목으로 쪼개기: 10분

이 단계에서는 「자료」라는 뭉뚱그린 말을 고객이 바로 찾을 수 있는 항목으로 나눕니다.

1. 클로드에 프롬프트 1을 붙여넣으세요.
2. 빈칸에 작업 내용과 착수 예정일을 적어 보내세요.
3. 자료 항목 5~8개가 「항목명 / 파일 형태 / 예시 한 줄」로 나오는지 확인하세요.
4. 내 작업에 필요 없는 항목은 지우고, 빠진 항목은 직접 1~2줄 추가하세요.

이렇게 말고: 「홈페이지 관련 자료 일체」 이렇게: 「대표 사진 3장 (jpg, 가로형, 1장당 1MB 이상)」

성공 기준: 각 항목에 파일 형태와 개수가 적힌 목록 5~8개가 화면에 보이면 다음 단계로 넘어갑니다.

STEP 2. 요청 문구 한 통으로 합치기: 10분

이 단계에서는 STEP 1의 목록을 고객에게 그대로 보낼 메시지 1통으로 바꿉니다.

1. 같은 대화에 프롬프트 2를 붙여넣으세요.
2. 자료 마감일과 「이 날짜를 넘기면 착수일이 며칠 밀린다」는 사실 한 줄을 적어 보내세요.
3. 나온 문구에서 항목 목록이 번호 매김으로 정리돼 있는지 확인하세요.
4. 메일이나 메신저에 붙여 고객 1곳에 보내세요.

이렇게 말고: 「시간 되실 때 자료 좀 부탁드립니다」 이렇게: 「아래 5개를 ○월 ○일까지 보내주시면 다음 날 바로 착수합니다」

성공 기준: 항목·형태·마감일이 모두 들어간 메시지 1통을 실제로 발송했으면 다음 단계로 넘어갑니다.

STEP 3. 1차 확인·2차 안내·일정 조정 문구 받기: 10분

이 단계에서는 답이 없을 때 쓸 연락 문구 3종을 미리 만들어 둡니다.

1. 같은 대화에 프롬프트 3을 붙여넣으세요.
2. 「1차 확인은 보낸 지 2일 뒤, 2차 안내는 4일 뒤, 일정 조정은 마감일 당일」처럼 보낼 시점을 적어 보내세요.
3. 문구 3개가 각각 200자 안팎으로 나오는지 확인하세요.
4. 3개를 메모장 1개 파일에 복사해 「연락 문구」로 저장하세요.

일정 조정 문구: 자료가 늦어 착수일과 납품일이 며칠 밀린다는 사실을 미리 알리는 메시지입니다. 책임을 묻는 글이 아니라 날짜를 다시 맞추자는 제안입니다.

성공 기준: 1차 확인·2차 안내·일정 조정 문구 3개가 한 파일에 저장돼 있으면 다음 단계로 넘어갑니다.

STEP 4. 접수 현황표에 숫자 넣고 다음 연락 정하기: 10분

이 단계에서는 지금 누구에게 어떤 연락을 보낼지 표로 확정합니다.

1. 자료 접수 현황표 (xlsx)를 여세요.
2. 3번 블록 「한 고객 집중 점검」에 점검할 고객명, 필요 자료 개수(STEP 1 목록 항목 수), 수령한 개수를 적으세요. 미수령 항목 수와 수령률은 자동으로 나옵니다.
3. 1번 블록 「오늘 기준 날짜 입력」에 요청 후 며칠 지났는지와 마감까지 남은 일수를 숫자로 적으세요. 마감일이 지났으면 음수로 적고, 1차 확인 기준일과 2차 안내 기준일도 요청 후 며칠 뒤에 보낼지를 숫자로 적으세요.
4. 4번 블록 「지금 보낼 연락 단계」의 연락 단계 칸을 확인하고, STEP 3에서 저장한 문구 중 해당하는 것 1개를 보내세요.

이렇게 말고: 미수령 항목을 머릿속으로 세고 생각날 때 연락하기 이렇게: 표에 숫자를 넣고 나온 연락 단계대로 보내기

성공 기준: 4번 블록 「지금 보낼 연락 단계」의 연락 단계 칸에 보낼 문구가 표시되고, 그 문구를 1곳에 보냈으면 끝입니다.

안 될 때 이렇게 하세요

2차 안내까지 보냈는데 응답이 없으면: 문구를 더 보내지 말고 전화 1통으로 바꾸세요. 「지금 가장 받기 어려운 자료가 무엇인지」 1개만 물으면 막힌 지점이 드러납니다. 고객이 자료를 만들 능력이 없는 경우면: 이 방법은 통하지 않습니다. 촬영본이나 원고가 아예 없는 상황이면 독촉 대신 「제가 초안을 만들고 확인만 해주시는」 방식으로 범위를 다시 협의하세요. 일정 조정 문구를 먼저 보내버렸으면: 되돌리기 어렵습니다. 고객은 이미 납기가 밀린다고 인식합니다. 1차 확인·2차 안내를 건너뛰지 말고 순서대로 보내세요.

받는 파일 (ZIP 1개, 3종)

· 본문 PDF — 4단계 전체와 「이렇게 말고 / 이렇게」 대조 예시 · 자료 요청·독촉 문구 프롬프트 (.txt) — 항목 쪼개기, 요청 메시지, 연락 문구 3종을 만드는 프롬프트 3개 · 자료 접수 현황표 (xlsx) — 필요 자료 개수와 수령한 개수, 요청 경과일과 마감까지 남은 일수를 넣으면 미수령 항목 수와 다음 연락까지 남은 일수, 지금 보낼 연락 단계가 나오는 표

이 구조는 엑스점프가 AI로 창업·부업을 시작하는 1인 사업자들과 실제로 쓰면서 정리한 것입니다.